Błędne zgłoszenie oszustwa w KSeF – problem dla kontrahenta

Funkcja zgłaszania faktur scamowych działa w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 od 24 kwietnia 2026 roku, co potwierdza komunikat Ministerstwa Finansów. Uprawniony wystawca może wskazać NIP nabywcy bez jego akceptacji, więc w KSeF mogą pojawiać się faktury za niezamówione świadczenia. Samo poznanie NIP nie daje jednak uprawnień do wystawiania faktur w systemie. Narzędzie zgłoszeniowe jest potrzebne, ale pochopne użycie może obciążyć uczciwego kontrahenta koniecznością wyjaśnień.

Ten artykuł opisuje ogólny mechanizm i wynikające z niego ryzyka. Nie zastępuje konsultacji z doradcą podatkowym w konkretnej sprawie ani oficjalnej dokumentacji Ministerstwa Finansów.

Jak pomyłka nabywcy staje się problemem wystawcy

Zgłoszenie nadużycia przekazuje KAS podejrzenie dotyczące konkretnej faktury. W aplikacji wybiera się powód, odpowiada na pytania wstępne, opisuje sprawę i potwierdza oświadczenie. Procedurę opisuje podręcznik Aplikacji Podatnika, §5.3.3. Samo zgłoszenie nie jest korektą faktury ani rozstrzygnięciem o rozliczeniu VAT.

MF zapowiada analizę i weryfikację zgłoszeń w Podręczniku KSeF 2.0, cz. III, §7.4. Nie oznacza to automatycznego wezwania każdego wystawcy. Urząd może jednak potrzebować dokumentów pozwalających ustalić, czy zgłoszona faktura odpowiada rzeczywistej transakcji.

Taki przypadek opisał Dziennik Gazeta Prawna 8 września 2026 r., przywołując relację Adriana Kęmpińskiego z LTCA. Pomyłkowe zgłoszenie doprowadziło do czynności sprawdzających u kontrahenta, a nieporozumienie szybko wyjaśniono. To przykład możliwego przebiegu sprawy, a nie dowód, że każde zgłoszenie powoduje takie działania.

Dlaczego wystawca nie może się bronić w samym KSeF

Sprzedawca nie może zgłosić ani wycofać zgłoszenia własnej faktury w tej roli. Uprawnienie przysługuje osobom lub podmiotom z dostępem do faktur w odpowiednim kontekście, czyli działającym w imieniu danego podmiotu. Obejmuje to nabywcę i podmiot trzeci wskazany na fakturze, a nie tylko nabywcę lub jego pracownika. Decydują uprawnienia, nie tożsamość osoby, która pierwotnie kliknęła zgłoszenie. Źródło: Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, §7.1, §7.3 i §7.5.

Konstrukcja jest logiczna, bo narzędzie ma chronić stronę obciążoną cudzym dokumentem. Skutek uboczny jest jednak taki, że sprzedawca objęty pomyłkowym zgłoszeniem nie znajdzie w aplikacji żadnego przycisku, którym mógłby sprostować sytuację. Jego pole działania to kontakt z kontrahentem i dokumentacja przedstawiana urzędowi.

Opis procedury w podręczniku Aplikacji Podatnika z 6 sierpnia 2026 r., §5.3.3 nie rozstrzyga, czy sprzedawca otrzymuje powiadomienie o zgłoszeniu. Z tego braku informacji nie można wyprowadzać pewności ani o wysyłaniu, ani o niewysyłaniu powiadomień. Dostępna relacja prasowa nie ustala też, jaki był pierwszy sygnał dla wystawcy.

Czym są czynności sprawdzające i czego może żądać urząd

Czynności sprawdzające służą weryfikacji rozliczeń i dokumentów w ustawowym zakresie. Są odrębne od kontroli i postępowania podatkowego. Ich cele określa art. 272 Ordynacji podatkowej, ale zakres konkretnego żądania zależy także od dalszych przepisów.

Poniższe porównanie pokazuje ogólne różnice między trzema procedurami z Ordynacji podatkowej:

Nie można przyjąć, że urząd zawsze żąda wyłącznie dokumentów. Art. 274a dopuszcza wyjaśnienia dotyczące deklaracji. Odrębny art. 274c dotyczy dokumentów kontrahenta w związku z kontrolą lub postępowaniem u podatnika i przewiduje protokół. Dlatego znaczenie ma podstawa wskazana w wezwaniu. Źródło: Ordynacja podatkowa, art. 274a i 274c.

Ordynacja podatkowa nie określa ogólnego terminu zakończenia czynności sprawdzających. Na ten problem zwracał uwagę Rzecznik Praw Obywatelskich w wystąpieniu do MF. Termin odpowiedzi na konkretne wezwanie to odrębna kwestia.

Co zrobić, gdy urząd pyta o Twoją fakturę – krok po kroku

Przy zwykłym nieporozumieniu pomocne jest uporządkowanie dokumentów transakcji i sprawdzenie zakresu wezwania. Poniższe kroki to ogólna lista organizacyjna; sposób odpowiedzi zależy od pisma urzędu i okoliczności sprawy.

Dowody wykonania usługi niematerialnej zasługują na osobną uwagę, bo jej efekt nie zawsze jest widoczny jak dostarczony towar. Pomocne są datowane raporty, korespondencja i konkretny opis prac. Nie oznacza to jednak, że cały ciężar ustalenia faktów spoczywa na podatniku: w postępowaniu organ ma obowiązek zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia materiału dowodowego (art. 187 §1 Ordynacji podatkowej). Szerzej opisuję ten temat w materiale o fakturze za usługę niematerialną.

Jak nabywca może uniknąć pochopnego zgłoszenia

Zgłoszenie służy uzasadnionemu podejrzeniu nadużycia. Nie służy rozstrzyganiu reklamacji ani sporów o kwotę przy rzeczywistej transakcji. Tak rozróżnia te sytuacje MF w Podręczniku KSeF 2.0, cz. III, §7.2.

Przesłanki należy oceniać łącznie, ale nie oznacza to konieczności spełnienia wszystkich. MF zaleca analizę kilku sygnałów, np. braku transakcji, nieudanego kontaktu i nieuzgodnionej presji na płatność. Sam błąd językowy nie przesądza o oszustwie. Źródło: Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, §7.2.

Praktyczna kolejność po stronie nabywcy to sprawdzenie własnych zapisów i próba wyjaśnienia sprawy z wystawcą, a następnie ocena, czy podejrzenie pozostaje uzasadnione. Rozmowa może pomóc, ale nie daje gwarancji rozpoznania oszustwa; do kontaktu warto używać niezależnie sprawdzonych danych. Przy błędzie na fakturze od rzeczywistego kontrahenta co do zasady rozważa się korektę. Pełną procedurę opisuję w artykule o zgłoszeniu nadużycia w KSeF.

Czego KSeF nie sprawdza

KSeF sprawdza techniczne warunki przyjęcia dokumentu, a nie wykonanie transakcji. Obejmuje to zgodność pliku XML z wymaganą strukturą oraz uprawnienia do wystawiania faktur. Przejście tych sprawdzeń nie potwierdza, że nabywca zamówił usługę. MF opisuje techniczne działanie systemu w materiałach szkoleniowych KSeF.

System nie rozstrzyga natomiast żadnej z rzeczy, o które pyta urząd po zgłoszeniu:

• czy usługa lub dostawa faktycznie się odbyła,
• czy strony łączyło zamówienie albo umowa,
• czy zgłoszenie nabywcy było zasadne,
• czy dokument opisuje realne, czy fikcyjne zdarzenie.

Numer KSeF potwierdza przyjęcie i rejestrację faktury w systemie. Nie jest dowodem, że transakcja miała miejsce — i odwrotnie, zgłoszenie nadużycia nie jest dowodem, że jej nie było. Ocena wymaga informacji o rzeczywistym przebiegu współpracy. Więcej o tej granicy piszę w analizie tego, co KSeF sprawdza, a czego nie sprawdza.

Jak można to zweryfikować automatycznie

Automatyczna analiza faktur może pomóc ograniczyć pochopne zgłoszenia, jeżeli korzysta z historii współpracy i danych o zamówieniach. Sam plik faktury nie wystarczy, by ustalić, czy firma rzeczywiście zamówiła świadczenie. Dokument nierozpoznany przez jednego pracownika może dotyczyć zakupu dokonanego przez inny dział.

System oceny ryzyka może zestawiać dokument z historią współpracy i wskazywać sygnały do sprawdzenia, o ile ma dostęp do potrzebnych danych:

• czy z danym wystawcą były już wcześniejsze, opłacone transakcje,
• czy kwota i zakres odbiegają od dotychczasowego wzorca współpracy,
• czy rachunek bankowy zgadza się z wcześniej używanym,
• czy faktura pojawia się bez poprzedzającego zamówienia,
• czy dane wystawcy są spójne z rejestrami publicznymi.

Efekt nie polega na tym, że maszyna zdecyduje o zgłoszeniu. Polega na tym, że dokument nietypowy trafia do ręcznego sprawdzenia razem z historią relacji, zamiast być zgłoszonym "na wszelki wypadek" albo przeciwnie — zaksięgowanym bez zastanowienia. Żadne narzędzie nie da przy tym pewności, że każdy scam zostanie wykryty, a decyzja pozostaje po stronie człowieka, który wie, co firma faktycznie zamawiała.

Po stronie wystawcy uporządkowana dokumentacja zleceń i odbiorów ułatwia przygotowanie odpowiedzi urzędowi. Nie gwarantuje jednak, że samo przekazanie plików zakończy sprawę.

Najczęstsze pytania

Podsumowanie

Błędne zgłoszenie oszustwa w KSeF może oznaczać dla uczciwego wystawcy konieczność wyjaśnienia transakcji urzędowi. Nie przesądza jednak o nieprawidłowości ani o podjęciu czynności w każdym przypadku. Sprzedawca nie może sam wycofać zgłoszenia dokonanego w kontekście kontrahenta.

Praktyczny wniosek jest dwustronny. Nabywcy pomaga sprawdzenie okoliczności przed zgłoszeniem, a sprzedawcy — dokumentowanie realizacji zamówień na bieżąco. Te działania ograniczają ryzyko nieporozumień i ułatwiają wyjaśnienia, choć nie gwarantują określonego wyniku ani czasu trwania sprawy.

Powiązane artykuły

• Zgłoszenie nadużycia w KSeF – jak zgłosić podejrzaną fakturę – procedura po stronie nabywcy, krok po kroku
• Faktura za usługę niematerialną – jak sprawdzić wykonanie – jakie dowody wykonania mają realną wartość
• Co KSeF sprawdza, a czego nie sprawdza – granica między walidacją techniczną a kontrolą biznesową
• Co zrobić, gdy dostaniesz fałszywą fakturę w KSeF – reakcja odbiorcy na dokument scamowy
• Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF – właściwa droga przy błędzie na fakturze od realnego kontrahenta

Treść ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.