Zgłoszenie nadużycia w KSeF – jak zgłosić podejrzaną fakturę

Faktura scamowa w KSeF to dokument, który wygląda jak zwykła e-faktura, ale nie odzwierciedla żadnej realnej transakcji. Do niedawna reakcja nabywcy ograniczała się do wewnętrznych procedur i kontaktu z wystawcą. Nowa funkcja daje dodatkowy, oficjalny kanał: bezpośrednie zgłoszenie podejrzenia nadużycia z poziomu tej samej aplikacji, w której fakturę widzisz.

Ten artykuł opisuje ogólny sposób korzystania z funkcji. Nie zastępuje oficjalnego podręcznika użytkownika ani konsultacji z księgowym — dokładny wygląd ekranów może się zmieniać wraz z aktualizacjami Aplikacji Podatnika.

Czym jest zgłoszenie nadużycia w KSeF

Zgłoszenie nadużycia to dedykowana ścieżka komunikacji między podatnikiem a administracją skarbową, wbudowana w Aplikację Podatnika KSeF 2.0. Oznaczasz nią konkretną fakturę zakupową, co do której masz podejrzenie, że jest wynikiem oszustwa lub nadużycia — na przykład dokumentuje usługę, której nikt nie zamówił, albo pojawiła się bez żadnego wcześniejszego kontaktu z wystawcą.

Warto od razu rozdzielić dwa cele:

• Zgłoszenie nadużycia to sygnał dla administracji skarbowej — informacja, że dokument może być scamowy.
• Zgłoszenie nadużycia nie jest korektą i nie usuwa faktury z systemu. Błędny lub fikcyjny dokument nadal wymaga osobnej reakcji po Twojej stronie (wykluczenie z rozliczenia, wezwanie wystawcy do korekty).

Zgłoszenie zastępuje wcześniejszy, ogólny formularz zgłoszeniowy KSeF. Od jego wprowadzenia podejrzane faktury zgłasza się właśnie tą funkcją, a nie starą drogą.

Jak zgłosić podejrzaną fakturę w KSeF – krok po kroku

Poniższa procedura odwzorowuje ścieżkę w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Zgłoszenia dokonujesz z poziomu szczegółów konkretnej faktury zakupowej.

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 i upewnij się, że działasz we właściwym kontekście (na NIP, do którego faktura została wystawiona).
2. Przejdź do zakładki "Faktury", a następnie do listy faktur i sekcji faktur zakupowych. Funkcja dotyczy dokumentów, których jesteś odbiorcą.
3. Znajdź podejrzaną fakturę i wejdź w jej szczegóły.
4. Wybierz opcję "Zgłoszenie nadużycia" dostępną w widoku szczegółów faktury.
5. Wskaż powód zgłoszenia i uzupełnij uzasadnienie. Opisz krótko, dlaczego uważasz dokument za podejrzany — np. brak zamówienia, nieznany wystawca, usługa, która nigdy nie miała miejsca.
6. Potwierdź wymagane oświadczenie dotyczące zgłoszenia.
7. Zatwierdź zgłoszenie przyciskiem "Zgłoś".

Po wysłaniu warto zachować ślad zgłoszenia (data, numer KSeF faktury, treść uzasadnienia) razem z pozostałą dokumentacją sprawy. To przydaje się, gdy dokument będzie później przedmiotem korekty lub zawiadomienia.

Kto może zgłosić nadużycie, a kto nie

Funkcja jest przeznaczona dla strony odbierającej fakturę. Prawo zgłoszenia ma osoba lub podmiot, który ma dostęp do faktury w danym kontekście w KSeF — czyli nabywca albo jego upoważniony pracownik.

Z funkcji nie może skorzystać:

• wystawca wskazany na fakturze jako sprzedawca,
• osoba działająca z upoważnienia wystawcy.

To logiczne: zgłoszenie ma służyć obronie strony, która została "obciążona" cudzym dokumentem, a nie stronie, która go wystawiła.

Zwróć też uwagę na kontekst pracy w KSeF. Jeśli obsługujesz kilka podmiotów (np. jako biuro rachunkowe), musisz być zalogowany w kontekście tego NIP-u, na który wystawiono podejrzaną fakturę — inaczej nie zobaczysz dokumentu na liście faktur zakupowych.

Czego zgłoszenie nadużycia nie załatwia

Funkcja jest wąsko przeznaczona do sygnalizowania oszustwa lub nadużycia. Nie służy do rozwiązywania zwykłych sporów między stronami, które naprawdę przeprowadziły transakcję.

Nie zgłaszaj jako nadużycia:

• reklamacji jakości towaru lub usługi,
• sporu o cenę albo warunki handlowe,
• zwykłej pomyłki w danych (błędny NIP, kwota, data) na fakturze od realnego kontrahenta,
• niezgodności, którą można rozwiązać fakturą korygującą.

Gdy problemem jest błąd formalny na fakturze od rzeczywistego kontrahenta, właściwą drogą nie jest zgłoszenie nadużycia, lecz korekta. Więcej o tym, kiedy dokument wymaga poprawy, piszę w materiale o wystawianiu faktury korygującej w KSeF.

Zgłoszenie nadużycia nie zastępuje też Twoich obowiązków księgowych. Nawet po zgłoszeniu fikcyjnej faktury taki dokument co do zasady nie daje podstawy do odliczenia VAT ani ujęcia wydatku w rozliczeniu — o pełnej procedurze reakcji piszę w osobnym artykule o tym, co zrobić, gdy dostaniesz fałszywą fakturę w KSeF.

Czego KSeF nie sprawdza – i dlaczego funkcja w ogóle powstała

Zgłoszenie nadużycia to reakcja na fundamentalne ograniczenie systemu. KSeF wykonuje walidację techniczną: sprawdza, czy faktura ma poprawny format, wymagane pola i zgodność ze schematem FA. Jeśli dokument przejdzie te kontrole, otrzymuje numer KSeF i trafia do przestrzeni nabywcy.

KSeF nie wykonuje natomiast kontroli biznesowej. Nie sprawdza, czy:

• usługa lub dostawa rzeczywiście miała miejsce,
• nabywca zgodził się być stroną faktury,
• strony łączy jakakolwiek umowa lub zamówienie,
• kwota odpowiada realnej wartości świadczenia.

Właśnie dlatego faktura scamowa może zostać przyjęta przez system i wygląda jak każda inna. Funkcja zgłaszania nadużyć nie zamyka tej luki — ona daje odbiorcy narzędzie, żeby zasygnalizować problem, którego system sam nie wykrywa. Szerzej rozkładam ten temat w analizie tego, co KSeF sprawdza, a czego nie sprawdza.

Jak można to zweryfikować automatycznie

Zgłoszenie nadużycia jest reakcją po fakcie — najpierw musisz sam rozpoznać, że faktura jest podejrzana. Przy pojedynczych dokumentach to wykonalne ręcznie. Problem zaczyna się przy skali: firma lub biuro rachunkowe odbiera setki lub tysiące faktur miesięcznie i nie wychwyci każdego scamu "na oko", zwłaszcza gdy dokumenty przechodzą przez automatyczny obieg.

Tu pomaga automatyczna analiza ryzyka, która działa zanim zdecydujesz o zgłoszeniu, księgowaniu czy płatności. System oceny ryzyka oznacza dokumenty, przy których pojawiają się sygnały typowe dla faktur scamowych:

• brak wcześniejszych transakcji z danym wystawcą,
• bardzo krótka historia podmiotu przy wysokiej kwocie,
• nietypowy lub niespójny zakres usług,
• rachunek bankowy odbiegający od danych wystawcy,
• faktura pojawiająca się bez żadnego poprzedzającego zamówienia.

Taki mechanizm nie zastępuje decyzji człowieka ani funkcji zgłaszania w KSeF i nie daje gwarancji wykrycia każdego oszustwa. Jego rolą jest wskazać dokumenty, które odbiegają od normy — tak, żeby trafiły do ręcznej weryfikacji (a w razie potrzeby do zgłoszenia nadużycia), zanim wejdą do rozliczenia.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Powiązane artykuły

• Co zrobić, gdy dostaniesz fałszywą fakturę w KSeF – pełna procedura reakcji na fikcyjny dokument
• Czy faktura z KSeF może być fałszywa? – dlaczego numer KSeF nie potwierdza realnej transakcji
• Mikołaj Rygus KSeF: czego uczy sprawa fałszywej faktury – realny przykład faktury na cudzy NIP bez zgody nabywcy
• Najczęstsze wzorce scamowych faktur – schematy oszustw i sygnały ostrzegawcze przed płatnością

Treść ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.